改正育児介護休業法 ＃8 個別の周知・意向の確認の措置の義務 – 来年４月からの改正法関連 1/2

２回に分けて来年４月からの育児介護休業法対応についてご案内します。
今回は、妊娠出産を申し出た社員に対する個別の周知と意向確認の義務についてです。

１．対象となる社員
① 来年４月以降に妊娠出産等の申し出があった社員が対象。
申し出方法は口頭でも可。たとえ社内ルールを文書による申し出に限るとした場合でも、必要な内容を口頭で伝えられた場合、措置を実施する義務は残るとの事。
従って、社内での申し出先を決め、それを十分に社内周知しておく。例えば、上司が部下からそのような情報を入手したら、「すぐに窓口に連絡しなさい」と意見できる体制は早めに構築しておきたいと思います。

２．周知すべき事項は以下の通りです。
① 育児休業・産後パパ育休に関する制度
② 育児休業・産後パパ育休の申し出先
③ 育児休業給付に関すること
④ 労働者が育児休業・産後パパ育休期間について負担すべき社会保険料の取り扱い
なお、産後パパ育休関連等は来年10月から施行開始時期以降の対象となります。

３．意向確認の方法
以下の何れかとなります。ただし、③ FAX（今時、ファックスですか??）④ 電子メール等（等は、LineなどのSNSも含まれています）の利用は社員から希望する場合のみとなります。
① 面談　  ※TeamsやZoomなどを利用するオンライン面談も可です
② 書面交付
③ FAX
④ 電子メール等

４．意向確認の時期
意向確認の時期は妊娠・出産の申出時期ごとに以下のようになります。（?? By PMP）
① 申出が出産予定日の１か月半以上前に行われた場合：出産予定日の１か月前までに、
② 申出が出産予定日の１か月前までに行われた場合：２週間以内、
③ 申出が出産予定日の１か月前から２週間前までに行われた場合：１週間以内
④ 申出が２週間前以降の場合や、子の出生後の場合：できる限り速やかに

５．その他の注意事項
① 厚労省は面談内容等、個別の周知・意向確認の措置の実施についての記録までの必要はないとしていますが、万一の後日の争い（争いとまではいかなくとも、お互いの意思疎通の行き違い等）の可能性を排除するためにも、記録をお勧めします。
② 個別の周知と意向確認は、人事部ではなく現場の管理者が行う事も可ではありますが、掲記２．の必要な情報を漏れなくカバーしなければなりません。このため現場の管理者が実施する場合は、人事が文書を用意しておくことをお勧めします。
③ 妊娠・出産報告時に「育休取得の予定はない」「忙しいので周知は不要」という社員にも、企業は個別の周知や意向確認の措置義務が残るとの事です。この観点からも必要な事項を文書で取りまとめておくことをお勧めします。

厚生労働省ではあくまでも参考事例としてですが、個別周知・意向確認書類記載例 を紹介しています。
※ 個別周知・意向確認書記載例 ←こちらからwordファイルをダウンロードできます

なお、文書をメール添付で送る場合は、電子メール利用と判断され労働者の事前の希望有る場合に限られます。文書を郵送する分には、労働者の事前同意は不要となります（??? by PMP）。

この参考事例ですが、ご丁寧にも、来年４月～９月までと10月以降の２バージョンに分かれています。
とは言え、これを活用するのがここまで縷々ご説明した厚労省の細かい要件をクリアするには最も簡便だと思います。
文章自体は各社のニーズ、また社風に応じて適宜修正してください。

以    上