マイナンバーの実務上の留意点 その6 – 就業規則改定の勧め –

マイナンバー関連では、就業規則の改定をお勧めします。特に、改定いただきたいのは ①会社に社員より提出を義務付ける書類にマイナンバー関連（番号確認と身元確認に必要な書類）を含めること  ②収集したマイナンバーの利用目的を就業規則上で明示すること　③服務規律の中に １）社員に対しては、マイナンバー収集への協力義務　２）マイナンバー関連の社内手続きに従事する社員に対しては、マイナンバーを厳格に法令やガイドライン、また会社の方針を遵守して取扱うこと　④懲戒規則の中に、前記③服務規律に違反した場合の懲戒処分　についての事項となります。 

また各社の就業規則では入社時に住民票記載事項証明書を提出させている事例がありますが、今後はかかる場合には「ただし、個人番号の記載のないもの」と文言を挿入する必要があります。マイナンバー付の住民票記載事項証明書が提出されそのまま受理するとマイナンバー法が禁止する目的外利用となるリスクに繋がります。