マイナンバーの実務上の留意点 その3
– マイナンバー取扱規程策定の勧め –
予想通り（？）マイナンバーの各世帯あての通知も予定よりも遅れているようです。すでに配達段階でも事故があるという報道もあります。とはいえ、各社ともマイナンバー対応には取り込んでいらっしゃると思います。
法の定めるマイナンバーの罰則の厳しさを考えれば、会社や社内のマイナンバー事務担当者を守るためにも、最低限の準備は整えておきたいところです。内閣府のHP等から、マイナンバーの対応として必要なものは、人的安全管理策、物理的安全管理策、技術的安全管理策の3つの管理策となっています。
3つの管理策の具体的な構築については、各社の関係部門と連携して協議すべきと思いますが、これらの基本的な考え方や包括的な体系を整理するためにもPMPはマイナンバーの取扱規程の策定を強くお勧めします。
思い起こせば、個人情報保護法が施行された際は関係行政から個人情報取扱規程の標準形が発信され、各社これをたたき台として、会社としての個人情報取扱規程を策定したという経緯がありました。今回は残念ながら、今のところは内閣府をはじめとする関係行政からは、マイナンバー取扱規程の標準形は発信されません。少なくとも今年前半にはそのような検討もされたようですが、結局は規程の標準形作りは見送りとなったようです。
マイナンバー取扱規程策定に当たり、同規程は就業規則とは切り離し、会社の業務遂行上のルールとして会社がいつでもその内容を任意に改定できる位置づけとするのが大事な点です。したがって、従業員代表等の意見徴取も所轄労働基準監督署への届出も必要ありません。
マイナンバー取扱規程は社内規程であるため、社員にしか周知されません。会社では社員以外のマイナンバーを取得することもあります。そのため社員以外の第三者に対しては、会社のホームページ等を使って、会社のマイナンバーの取扱いの基本方針を公表するとともに、マイナンバーに関する会社の問合せ窓口を作っておくことも必要となると考えます。この基本方針策定についてもPMPは強くお勧めします。
